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第169章（第1页）

（3）摄像机录像带的整理摄像机是一种将摄入的影像记录在2英寸磁碟片的划时代信息机器。它的整理方法和电脑、录像机的整理方式相似。不过摄影机距离普及时代仍有一段时间，因此最好能将它的磁碟片记录转变成一般普通性媒介。简单地说，也就是把需要保存的画面转录到vhs录像带上。vhs录像机相当普及，它的电子照片也处处可见，尤其是vhs录像带可供自由编辑、复制。vhs录像带和摄影机的磁碟片性质颇为相似，摄影机的一格画面，约可转录成5秒钟的录像带，因此若将t－120录像带用标准速度使用，约可容纳1440个画面；若是用3倍速度使用，则可容纳4320个画面，俨然是另一种信息压缩功能。转录后的摄像机磁碟片可在消除后重复使用，若是具有保存价值的重要记录，则可存入档案袋中。

3&ldo;照片资料的整理&rdo;注意事项照片资料的整理应注意五个事项：（1）照片资料是一种时间记录，最好能按照时间顺序来整理；（2）底片与黑白压条（相版）应成对放入档案袋中；（3）尽量少用同步冲印，仅选择有必要的画面冲放照片，并和文件资料一齐放入相同主题的档案袋中；（4）正片只能利用现成的整理系统加以保管；（5）选择摄像机磁碟片中可用的画面，转录于vhs录像带中保存起来。

人物资料整理技巧多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同，有人不论是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录关系密切者的通讯地址；有人却来者不拒，甚至将它列为一种商业信息；但也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了每个人的处理方式，但是不可否认，在商业上，&ldo;人&rdo;的确是相当重要的信息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系，往往可以看出一个人的工作实力，因为&ldo;人&rdo;就是最具价值的信息。

名片及通讯录的基本整理方法有两点：1名片及通讯录的基本管理法在80年代个人电脑刚刚兴起时，没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意，能对工作产生多大的助益。事实上，除了理工系的数值计算及经营管理外，电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时，电脑一度曾被视为&ldo;协助业余者增长智慧&rdo;的机器，然而到了最后，电脑却走上一般商业用途，于是有关&ldo;名片。通讯录的管理&rdo;套装软件，也不断被开发出来。

用电脑处理人物资料，具有三大优点：（1）能够自由地删除或增加名单；（2）能够快速地查询；（3）能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所无法达到的优点。

不过，以电脑管理名片或通讯录，仍有三项不可避免的缺点：（1）输入作业相当麻烦；（2）登录的资料会一年一年与日渐增，总有一天会超过容量的极限；（3）电脑不似通讯手册可随身携带。因此，许多人不愿意以电脑来管理现有的通讯资料，尤其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时，又必须重新输入资料，造成人力与时间的浪费。尽管如此，绝大多数人仍一直期待名片、通讯录的电子化，于是在前些年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑（或资料处理机），立即成为市场上的抢手货。

有的管理者所使用的通讯手册已经沿用20余年，虽然外表陈旧不堪，至今却仍然相当有用。因此若要将名片、通讯录电子化管理，就必须设定一个至少可持续10～20年的系统。人生的20年一晃即过，整理信息也应该配合人生的计划。

根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必须针对五个项目逐一改进：（1）输入所需花费时间；（2）资料的容量；（3）检索能力；（4）携带性；（5）20年后的持续性。然后再综合两项要点：（1）首先制作一个以&ldo;纸资料&rdo;为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；（2）在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。

使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。

2建立&ldo;纸资料&rdo;为中心的管理系统传说名片最早起源于17～18世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名片被视为一种身份地位的象征，&tis;&tis;经理、&tis;&tis;科长、&tis;&tis;助理？？，五花八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。就实用性来说，中国的文字有许多同音异字，光靠耳朵辨认，很难正确得知对方的公司名称及姓名是哪几个字，这样，在人际关系的基本交往上，也就形成一道无形的阻碍。这是绝大多数人所共有的想法，也是名片不断泛滥的原因之一。

（1）名片的规格名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑，防止字迹不清楚。

名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。

（2）名片的再次加工名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要注明会面的时间及日期。例如在1989年4月14日下午6∶30见面，那么就在名片的一角记上&ldo;198904141830&rdo;。数年以后，当忘记这张名片的主人是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的记录，很快即能确定对方的身份。

把名片放进名片盒时，有三种办法可以依照自己检索的位置放好：a按个人姓名第一个字的拼音顺序排；b按公司名第一个字的拼音或字母顺序排；c按行业类别顺序排。然而，有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时，更容易造成分类上的困扰。其实，任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中，如果你希望同时保有这种体系，有一个很简单的解决方法：将名片复印成三份。你可以到书店购买空白名片卡，然后利用随身型复印机制成三份，各自纳入不同的分类系统中保存。这种方法难免会增加纸张的消耗量，不过基于方便的考虑仍值得一试。

以这张名片为例，它的公司名称是&ldo;heartunicationcenter&rdo;，那么就应纳入公司类别中的&ldo;h&rdo;音中；而对方的名字叫&ldo;约翰&rdo;，那么复印的名片就直接纳入个人类别中的&ldo;h&rdo;音中；最后一张复印名片则按照它的营业内容&ldo;婚姻中介&rdo;而列入行业类的&ldo;服务业&rdo;中，这就是一张名片的三种不同的检索方法。为了容易识别起见，复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。在名片盒的选择上，最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。有一种透明名片袋因无法按照字母顺序放入，尽量不要采用。

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