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第18章（第1页）

原来的会议目的也许已经满足了，周围的商业状况当然会改变，参加会议的人员也会改变。在风风光光的早期，它可以吸引一些知名人士。当它从刺激阶段进入例行阶段，再朝向仪式阶段走时，这些知名人士开始派遣副手来代表出席。

虽然如此，但委员会在成立那么久后，还是有能力把事情做好。它树立了某种权威，看起来依然可以维持。衰退是可能的，死亡则一定不会。

开会的次数照样维持。初期所建立的开会时间只是形成而已。虽然如此，但受到惯例的帮助及支持，&ldo;下次会议日期&rdo;总是议程中的最后一项，会议还是会继续开下去。

2危险信号这种阶段变化的顺序‐‐创立、规则化、生产及衰退‐‐是委员会生命的固定模式。然而要想知道什么时候发生变化则是很困难的，什么是危险信号？它们有三种。

第一种是跟委员会的年龄有关。

它从规则化阶段进入生产阶段最多开6次会。其后就有许多变数，它们可以决定生产阶段究竟能维持多久。这些变数包括：工作的性质，外在的压力，主席跟与会人员的性格，他们个别的才能与关系。但在经过许多次会议后，生产力很可能会下降。在这种情形发生前究竟要开多少会议？

根据经验，我们得问一下在开过12次会议后，委员会是否已经达成了它的目标，或者是否需要来点恢复精神的好东西。可能的情形是至少衰退的征兆正在慢慢地出现。

在开过20次会议后，可能不断地失去生气或效率。第二种危险信号是参加会议的人数。如果会议扩大，它很快就显得很松驰。

超过一定人数后‐‐大约是8个人‐‐它很难使每个人都把心思放在会议上。如果人数增加到12个人以上，那根本不可能了。

当人员素质降低时也会出现危险信号。两三位老板要是经常派遣部下来代表他出席会议，委员会显然会日渐衰退。

第三种危险信号是会议本身的气氛。一位有经验的观察员进入会场时，马上就能感觉出来会议的进展速度及生产情形。

假定危险信号已经被显现出来，假定主席评定并承认某个委员会已不再像过去那样有生产力了。他该怎么办？

他有三种选择：（1）治疗治疗方法包括：改变开会次数修正会议召开的范围限制开会时间更换开会时间更换参加会议人员更换主席减少参加会议人数这些都是缓和剂。每一项都可以减低委员会的衰退，但它们却无法治疗。它们也许可以成功地使它完成一项再多几次会议的使命，但它们却无法完全防止无可避免的衰退过程。

（2）复活复活的方法是指承认现在的团体已经衰退。使它暂停并产生一个新的团体。给它相同的任务，但却是新的开会人员及新主席。告诉他们研拟出他们自己的运作方法，并注意要有较紧凑的时间控制或较积极的成效。

（3）死亡困难重重。委员会无可避免地已经成为某些人的玩物。委员会中年龄较大的人，可能是一些过去曾有影响力，但现在不再起作用的人，发现这是个有用的退休场所，他们感觉在那里可以作出一些贡献。

为了达到委员会原先所订的任务与目标，它也许还有继续存在的必要，即使并不能证明一定要花那么多的时间与精力。纵然如此，但这也不能作为继续让它存在下去的一种合理的借口。

这不算是实事求是的。一个委员会一旦进入衰退期，就应该帮助它安静地度过死亡的痛苦。

不要再采取&ldo;下次开会日期&rdo;这种拖延战术，让它安静地去；或者采取较坚决的行动，让某个人担负起委员会原先所担负的任务。

3结论反复召开的会议在历经创立、规则化、生产、衰退等四个可预知的阶段后，它无可避免地是从与会人兴奋的开创期，经由惯例确定期到最后的衰退期，成为只徒具形式的会议。

在初期时，一次又一次的会议吸收了大家的精力与能力。

随后，昨天的问题与昨天的方法开始耗损今天的精力。衰退也许可以使它暂停，但却无法予以阻止。复活或安乐死就留待最后作个决定。

大型会议

大型会议的主席及出席人员在开会时所须的技巧原则上是沿用前面所讨论过的商业会议的技巧，但还是有许多不同的地方，本节就是要专门讨论它们。

1演讲会的主席在演讲开始，大会主席应当做好他的准备工作。他应当知道要讲些什么题目他应当知道由谁来讲，他应当知道可利用的时间。他也应当考虑可能的讨论方式，并准备好足够的提词，当遇到论文提出后听众兴趣减退时能让自己激起听众的讨论情绪。主席主持大会所扮演的角色可分四方面来讨论：（1）演讲人介绍主席应当在开会前适当时机或在开会之前询问演讲人希望如何向听众介绍。请他写下他的姓名及资历，以免发生错误。最好是请他给一份打好字的书画资料，说明他希望如何被介绍。

介绍演讲人时，典型的错误就是那些明显的错误。第一个错误是主席把演讲人的名字给搞错了。他透过眼镜介绍&ldo;李志坚&lso;，却说我们今天的演讲人是&rdo;李志贤&ldo;。使得李先生跟听讲人员大吃一惊。

第二个错误是介绍得太长了。有些主席甚至要介绍5分钟，不仅颂扬演讲人，同时还插进了一些他们所喜欢的事情。这对演讲人跟听众都没有好处，任何超过两段扼要的介绍词都是不恰当的。

第三个常犯的错误是抢先说出演讲人要讲的东西。主席不能以仅仅介绍演讲人为满足，他必须介绍题目，但他不应猜测演讲人要讲些什么东西，这不仅剽窃演讲人的东西，而且可能把不受欢迎的内容传达给演讲人。他甚至可能迫使演讲人否认，或反驳主席所说的话。

较适当的行为是简单地：1向听众打招呼2介绍演讲人3报告他担任该项工作的重要资历，以及演讲人所要求提出的任何意见4说明讲题5闭起嘴来，结束介绍例如：&ldo;午安，各位女士、各位先生，今天下午的第一篇论文，是由林明信先生提出。他是社会学会会员，担任奇高公司董事，有14年的传播趋势分析经验，他今天讲的题目是&rdo;声望的转换&ldo;，各位女士、各位先生，这是林明信先生&rdo;。

（2）演讲期间在演讲期间，主席的态度会对听众产生影响。他的注意力看起来应当是向着演讲人，盯住演讲人。他应当转动椅子对着演讲人。他的目光应当集中在演讲人的身上。他应当不时点点头，微笑一下，扬一下眉毛，以表示他的专心与兴趣。这对大家都有很大的影响，它可以帮助听众集中精神。但是我曾经看到有些资格老的经理人在主持重要会议时，手在桌子上，头靠着手臂，眼睛闭上。

主席代表听众担任计时员角色。如果时间安排紧凑，演讲人可能要超过时间的话，这时主席的工作就是要帮助他按时讲完。拿张纸条上面写&ldo;5分钟&rdo;，他随后也许还要传两张‐‐&ldo;1分钟&rdo;及&ldo;时间到&rdo;。

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